Si les inventaires sont obligatoires parce que la loi l’exige, ils sont également nécessaires pour évaluer la valeur d’une entreprise.
Le principal objectif de l’inventaire est de compter toutes les quantités en stock et dans tous les magasins.
Il n’est pas rare que l’inventaire réel (le résultat de l’inventaire) ne corresponde pas à l’inventaire comptable (le stock supposé avant l’inventaire).
L’inventaire poursuit dès lors trois objectifs :
- Valoriser une entreprise en recensant ses actifs (le stock)
- Pointer les pertes, vols, etc.
- Mettre au jour d’éventuels dysfonctionnements ou erreurs de gestion
- fixer la valeur du stock présent au sein de l’entièreté de l’entreprise,
- de vérifier si aucune marchandise ne manque, en d’autres termes de constater si il y a eu des pertes ou des vols,
- de vérifier une éventuelle erreur de gestion.
5 conseils clés
1. Planification
Définissez une date, bloquer les agendas des collaborateurs concernés, prévenez vos relations commerciales (en cas de fermeture), etc.
Réalisez un retro-planning : définissez et planifiez toutes les tâches préparatoires
2. Préparation
Assurez-vous que préalablement au travail d’inventaire les locaux soient rangés, les articles regroupés, les articles étiquetés/marqués, etc.
Assurez-vous également que les collaborateurs disposeront de tous les outils nécessaires.
Pendant l’inventaire, les collaborateurs ne doivent penser qu’à la comptabilisation des stocks et ne rien faire d’autre qui serait source de perte de temps ou de distraction.
3. Structuration
Définissez des zones (magasin, entrepôt, etc.) et un ordre dans lequel les zones doivent être inventoriées.
Balisez clairement les zones d’inventaire.
4. Affectation (des ressources humaines)
Définissez clairement les rôles et responsabilités de chacun.
Si vous en avez la possibilité, pensez à engager du personnel dédié. Le coût et le temps (formation) peuvent être compensés par un inventaire plus rapide. Et les employés externes sont plus garants d’une certaine partialité.
S’ils sont internes, ne déployez pas les employés dans leur zone de travail habituelle : ils pourraient répéter plus facilement une erreur déjà commise et ils pourraient être tentés de dissimuler une erreur ou un acte frauduleux.
5. Outils et méthode
Donner aux équipes de comptage une procédure. Le travail de gauche à droite et de haut en bas a par exemple fait ses preuves.
Le personnel de comptage ne doit jamais connaitre le stock cible avant l’inventaire.
Mettez à disposition des équipes des outils performants qui accéléreront, faciliteront et baliseront leur travail d’inventaire.
Anacom GUN, la solution pour votre inventaire
Anacom GUN est l’outil idéal. Ce module d’Anacom ERP contient diverses applications pour gun (scanner) afin de gérer commandes, livraisons et inventaires.
L’application vous permet de comptabiliser les articles de votre stock rien qu’en scannant leur code barre.
Elle vous fournira ensuite la liste précise des différences entre le stock supposé et le stock réel.
Cette application n’implique pas d’arrêter vos activités. Vous pouvez réaliser un inventaire tout en poursuivant vos ventes. Au moment de la clôture de l’inventaire, l’application vous permettra en effet de déduire automatiquement les quantités vendues pendant la durée de l’inventaire.
Anacom GUN vous permet également de préparer vos commandes et de gérer vos réceptions de marchandises suite à des livraisons fournisseurs ou des livraisons internes.
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